30.01.2018

Tiesitkö, että joka kolmas meistä suomalaisista tekee vapaaehtoistyötä*. Vapaaehtoistyön vaikuttavuutta voidaan merkittävästi tehostaa satsaamalla myös vapaaehtoisvoimin tehtyjen hankkeiden markkinointiin ja viestintään, joiden välityksellä työn tavoitteet ja tulokset välittyvät ulos maailmalle.

Osallistuimme tammikuussa Designing for Children Guide #talkoot -viikonloppuun. Tapahtuman tavoitteena oli luoda helposti käytettävä opas, joka auttaa ennen kaikkea palvelumuotoilijoita ottamaan paremmin huomioon lasten oikeudet, kun he suunnittelevat ja kehittävät lapsille digitaalisia palveluja. Tulokset saavutettiin talkootöinä ja suurelta osin kansainvälisen osallistujajoukon upealla työpanoksella. Tapahtuman organisoinnista vastasi Elisa Oyj ja Unicef. Meille (Riikka Seppälä ja Paula Savonen) luontainen tapa osallistua talkoisiin oli tarjota apua tapahtuman markkinointiin ja viestintään sosiaalisessa mediassa.

Ymmärsimme viikonlopun aikana, että se mikä ammatikseen digitaalista markkinointia kehittäville sisältöstrategeille tuntuu verrattain pieneltä ponnistukselta ja sujuu luonnostaan, saattaa monelle olla uutta.  

Pienistäkin vinkeistä voisi olla suuri apu monelle järjestölle ja yhdistykselle, jotka haluaisivat saada tapahtumaansa osallistujia, hankkeelleen näkyvyyttä ja tai lisää vapaaehtoisia mukaan hyvään tarkoitukseen.Click To Tweet

Tässä meidän 10 vinkkiä siitä, miten valjastat yhteisösi viestimään verkossa hyvällä mielellä.

  1. Kirjatkaa yhteinen tavoite yhdellä virkkeellä

Talkootyöllänne on varmasti tavoite ja tarkoitus. Kirjatkaa se ylös yhdellä virkkeellä. Pidä huolta, että tärkein tavoite toistuu viestinnässä ja rakenna tarinaa sen ympärille. Muistakaa myös viestiä tavoitteesta kaikille mukana olijoille ja tuokaa yhteinen tarkoitus myös visuaalisesti esiin tapahtuman aikana kirjoittamalle se vaikka ihan fyysisesti esiin mahdollisimman moneen paikkaan.

Keskustelkaa jo tässä vaiheessa myös viestinnän pelisäännöistä: millaisella sävyllä viestitte ja keskustelette ja millaisen tunnelman haluatte luoda sisällöillä.

  1. Nimetkää digitaaliselle viestinnälle vastuuhenkilö

Nimetkää digitaaliselle viestinnälle ja markkinoinnille vastuuhenkilö. Hänellä voi olla – ja toivottavasti onkin -muutama apuri tai tapahtuman koosta riippuen nimetty sosiaalisen median tiimi. Jokaiselle henkilölle voi vaikka nimetä oman vastuualueen osaamistason mukaan, tai henkilöä kiinnostavan teeman kautta. Samalla kun toimintaa joukkoistaa, on myös hyvä pitää mielessä tuttu sääntö: jos viestintä ja markkinointi on monen henkilön vastuulla, asia ei ole kenenkään vastuulla.

Tapahtuman aikana on yleensä kiire. Sopikaa, kuka päivittää tapahtuman aika sosiaalisen median kanavia ja tehkää työ mielellään vuoroissa: sillä kun sosiaalisen media päivityksiä tekee tosissaan, se käy ihan työstä!  Kannusta osallistujia jakamaan sisältöjä ja julkaisemaan omia sisältöjä sovitulla hashtagilla.

Pidä kynä ja paperia mukana: niillä on paljon nopeampaa luonnostella ajatuksia kuin kännykällä. Paperista ei myöskään lopu akku. Ota laturi mukaan ja varmista, että voit ladata kännykkäsi jossain!

Tarkasta puhujien tai mielenkiintoisten vieraiden käyttämät nimimerkit twitterissä tai instagramissa ja listaa ne muistiin kännykään tai vaikkapa paperille: tämä helpottaa työtä tapahtuman aikana.

  1. Sopikaa sosiaalisessa mediassa käytettävästä aihetunnisteesta (eli hashtageistä)

Aihetunniste on keino kiinnittää kaikki samasta aiheesta julkaistut sisällöt samaan viestiketjuun, oli sisältö mikä vaan – kuva, video, teksti tai sosiaalisen median julkaisu. Valitkaa yksi #aihetunniste ja pyydä, että tätä yhtä ja samaa aihetunnistetta käytettäisiin kaikissa julkaisuissa. Sovitun aihetunnisteen perässä voi olla mitä tahansa muitakin tunnisteita, mutta ainakin teillä on yksi, sovittu yhteinen keskusteluketju jota verkossa seurata. Jos tapahtumassa on paljon osallistujia, näet helposti kaikki aiheesta julkaistut sisällöt seuraamalla sovittua tunnistetta.

  1. Valitkaa sosiaalisen median kanavat

Miettikää, missä sosiaalisen median kanavissa oma vapaehtoisverkostonne ja kohderyhmänne keskustelee. Valitkaa viestintää ja markkinointia varten sama tai samat kanavat. Jos tuntuu, että paukut eivät riitä kaikkiin kanaviin, keskustelkaa vain yhdessä kanavassa.  Muistakaa myös kanavavalinnan tehtyänne käydä kanavasta riippuen katsomassa ketkä kaikki sidosryhmät voisivat olla teemastanne kiinnostuneita, ja aktivoikaa heidät mukaan keskusteluun varhaisessa vaiheessa –  esim. twitterissä voitte vaikka lähteä seuraamaan heitä saman tien.

Jos tarvitsette oman verkkosivun, pidä huolta, että verkkosivulla on aina ajantasaiset tiedot. Usein verkkosivu on paikallaan jo yhteystietoja ja dokumentointia varten. Verkkosivun ei tarvitse olla ihmeellinen – selkeys on valttia.

  1. Valitkaa profiilikuva ja pääkuva, joilla luotte tunnistettavuutta

Valitkaa tunnistettava ja omaa tavoitettanne kuvaava profiilikuva ja pääkuva. Jos perustatte useita sosiaalisen median kanavia, hyödynnä eri kanavissa samoja kuvia. Näin lisäät tunnistettavuuttanne verkossa. Profiilissa on hyvä olla ainakin perustiedot tapahtumasta, yhdessä sovittu #aihetunniste ja linkki verkkosivuille.

  1. Valjastakaa koko yhteisö levittämään yhteistä viestiä

Kerro kaikille vapaaehtoistyössä mukana oleville, että toivotte heidän levittävän sanaa. Kerro heille, mitä aihetunnistetta toivotte käyttävän sosiaalisessa mediassa ja mikä on pääviestinne. Kerro, että toivotte heidän tykkäävän tai esimerkiksi retweettaavan ja jakavan kaikkia julkaisujasi. Näin saatte näkyvyyttä: ihmiset kiinnostavat usein enemmän kuin organisaatio. Jos joukossa on mukana ensikertalaisia, voit vaikka tarjota heille etukäteen pikaoppaan tutustuttavaksi verkon kanavien hyödyntämiseen tapahtuman markkinoinnissa.

  1. Aloita sisältömarkkinointi tarpeeksi ajoissa

Aloita viestintä ja sisältömarkkinointi tarpeeksi ajoissa. Kerro säännöllisesti ja pitkäjänteisesti siitä, miten esimerkiksi järjestelyt etenevät, keitä asiantuntijoita on tulossa paikalle ja millaisista teemoista he puhuvat. Oivalla myös, että ennakkomarkkinointiin ei tarvitse keksiä mitään uutta, kiinnostavat sisällöt syntyvät valmisteluista ja teemojen esittelyistä.

  1. Suunnitelkaa etukäteen, miten hyödynnätte live-streamiä

Live-stream on mielenkiintoinen ja hyvä viestintätapa, mutta jotta saat live-streamillesi katsojia, sinun täytyy herättää huomiota ajoissa! Suunnittele live-stream hyvissä ajoin ennen tapahtumaa tai talkoota, markkinoi sitä ja mieti mikä live streamissa kiinnostaa – miksi sitä kannattaisi katsoa.

  1. Sopikaa etukäteen mahdolliset videohaastattelut

Tapahtuman tai talkootyön tuoksinassa sopiva haastatteluhetki häviää helposti, sillä kaikilla on usein täysi höyry päällä. Pyydä etukäteen toivomiltasi haastateltavilta lupa haastatteluun. Kerro heille mitä haluaisit heiltä kysyä ja sopikaa, missä vaiheessa talkoita tai tapahtumaa voit heitä videoida.

  1. Muista myös jälkimarkkinointi!

Tapahtuman jälkeen on usein väsy, mutta muista silti jälkimarkkinointi ja kiitokset! Sosiaalisen median kautta on hyvä kiittää osallistujia ja jakaa tuotoksia: kuvia, videoita ja ajatuksia. Kerro myös tuloksista – mitä saatiin aikaan, kuinka paljon varoja keräsitte, kuinka monta ihmistä osallistui. Hyvä idea, on myös linkittää kaikki osallistujat toisiinsa verkon kautta – voit vaikka koota kaikkien osallistujien LinkedIn -tilit yhteen – verkostoituminen on yksi tapahtuman suurimmista hyödyistä ja auttaa myös missionne jalkauttamisesta arkeen. Näin luot hyvää mieltä ja jaat onnistumisen kaikille. Samalla vahvistat yhteisöllisyyttä.

Jos jätätte sosiaalisen median tilit elämään, nimetkää tileille vastuuhenkilö! Jonkun on hyvä seurata keskustelua ja ylläpitää tilejä. Jos teistä tuntuu siltä, että tilit on syytä sulkea, viestikää tästä osallistujille ja yhteisölle.

Parin viikon takainen talkookokemus oli meille ainutlaatuinen ja ikimuistettava ja mikään ei voita sitä tunnetta, kuin voi omalla osaamisellaan tehdä hyvää tärkeän asian puolesta. Emme voisi olla ylpeämpiä talkoiden tuloksesta, oppaasta, jonka voit käydä lataamassa täältä.

Mikä parasta Designing for Children -hankkeen osalta: talkoolaisten oman innostuksen johdosta seuraava kokoontuminen oppaan jatkojalostuksesta on jo suunnitteilla ensi syksylle. Silloin muotoilijat, pelien kehittäjät ja muut lasten oikeuksien puolesta puhujat suuntaavat sankoin joukoin Tanskaan.

*) Lähde: Ympäristöministeriö http://www.ym.fi/fi-FI/Asuminen/Ohjelmat_ja_strategiat/Ikaantyneiden_asumisen_kehittamisohjelma/Tutkimus_Suomalaiset_tekevat_yha_enemman(33811)